Refurbished voor bedrijven en scholen: factuur, vloot en wissen

Waarom organisaties anders rekenen

Een particulier koopt één toestel en kijkt naar de prijs. Een organisatie koopt tien toestellen en kijkt naar wat die over drie jaar samen kosten, inclusief de uren van wie ze beheert. Daar draait de rekening om. Uniformiteit is meer waard dan de laatste generatie: één model betekent één type hoes, één lader, één reservetoestel op de plank en één instructie voor nieuwe medewerkers. Een gebruikt toestel dat gecontroleerd en hersteld is, past in die logica beter dan het nieuwste model, omdat je er meer van kunt kopen en omdat een kras op een werktoestel niemand bezighoudt.

Factuur en btw

Zakelijk kopen kan bij ons op factuur, op naam van de vennootschap, de vzw of de school. Heb je een geldig btw-nummer buiten België, dan kan de factuur met btw-verlegging opgemaakt worden, zodat je de btw in je eigen land afhandelt. Voor je boekhouding is een refurbished toestel een gewone aankoop met een gewoon factuurdocument; daar zit geen uitzondering in. Wat je wel best vooraf regelt, is op welke naam en op welk adres de facturen moeten komen en of je één factuur per levering wil of een verzamelfactuur. Dat klinkt als administratie, en dat is het ook, maar het scheelt later veel heen-en-weer.

Vanaf vijf toestellen

Vanaf vijf toestellen werken we met een aparte offerte in plaats van de webshopprijs. Dat is niet alleen een kwestie van aantal. Bij een offerte kunnen we toestellen van hetzelfde model en dezelfde opslagcapaciteit samen reserveren, zodat je vloot echt uniform is en niet uit zes generaties bestaat. Je hoeft daarbij niet te kiezen tussen nettere en minder nette exemplaren: elk toestel krijgt in onze werkplaats een nieuw scherm en een nieuwe behuizing, dus een toestel voor de balie en een toestel voor het magazijn zien er identiek uit. En je weet vooraf hoeveel toestellen er beschikbaar zijn, in plaats van te ontdekken dat er nog twee in voorraad waren. De aanvraag loopt via zakelijk en scholen.

Een vloot samenstellen die te onderhouden valt

• Kies één of twee modellen, niet zes. Reserveonderdelen, hoezen en instructies blijven dan eenvoudig.
• Neem een reservetoestel per tien. Een medewerker zonder toestel kost meer dan een toestel op de plank.
• Kies opslag ruimer dan je denkt. Toestellen gaan door meerdere handen en worden zelden opgeruimd.
• Leg het beheer vast voor de levering. Beslis welk beheersysteem je gebruikt en wie de toestellen inschrijft, anders gebeurt dat toestel per toestel en op gevoel.
• Hou een lijst bij met IMEI-nummers en wie welk toestel heeft. Zonder die lijst begint elk incident met zoeken.

Toestellen uit dienst nemen

Hier gaat het bij organisaties het vaakst mis, en het kost echt geld. Een toestel dat nog in het beheersysteem van het bedrijf staat, of waarop het iCloud-account van een vertrokken medewerker nog actief is, kan niemand opnieuw in gebruik nemen. Wij kopen zulke toestellen niet in, want ze zijn niet vrij te geven: toestellen met een simlock, een MDM-slot of een actief iCloud-account vallen af. Neem dus in je uitdienstprocedure op dat een toestel uit het beheersysteem gehaald wordt en dat de medewerker zich afmeldt bij iCloud voordat het toestel in de lade verdwijnt. Een vergeten afmelding van iemand die het bedrijf al maanden verlaten heeft, is achteraf een lastig dossier.

De wisverklaring

Bij een zakelijke inkoop vanaf vijf toestellen leveren we een wisverklaring per toestel, met het IMEI-nummer erop. Dat is het document dat vastlegt dat de opslag van dat specifieke toestel gewist is, en het is precies wat een organisatie nodig heeft in haar eigen dossier over gegevensbescherming. Een algemene verklaring dat er ergens iets gewist is, helpt je bij een audit niet vooruit; een verklaring per serienummer wel. Voor scholen en zorginstellingen is dat doorgaans geen luxe maar een vereiste, en het is ook de reden om toestellen niet kwijt te spelen aan een omruilactie waar je achteraf niets meer van terugvindt.

Wat er met die toestellen gebeurt

Ingekochte toestellen gaan door dezelfde 32 controlepunten als al het andere, in de eigen werkplaats in Zarren. Blokkadestatus, netwerkslot, beheerprofielen en iCloud worden nagekeken, de opslag wordt overschreven, en wat niet in orde is gaat op de werkbank, inclusief herstel op bordniveau in plaats van een toestel af te schrijven. Een batterij onder de 85% wordt vervangen. Daarna krijgt het toestel een nieuw scherm en een nieuwe behuizing, en het gaat de verkoop in met 24 maanden garantie op toestel en batterij. Dat is ook waarom een zakelijke vloot in redelijke staat een reële prijs oplevert in plaats van een symbolisch bedrag: de behuizing die jij hebt versleten, is voor ons geen eindpunt.

Prijzen, uitbetaling en levering

Een inkoopprijs staat 14 dagen vast, wat bij een vloot belangrijker is dan bij één toestel: je hebt tijd nodig om intern goedkeuring te krijgen zonder dat het bedrag onderweg verandert. Na goedkeuring volgt de uitbetaling binnen twee werkdagen. Bij aankoop is verzending binnen België en Nederland gratis, geldt 30 dagen bedenktijd met gratis retour en loopt de garantie 24 maanden. Ga je oude toestellen inleveren en nieuwe aankopen in dezelfde beweging, dan is het handig om dat in één offerte te zetten, zodat de planning van beide kanten klopt en je medewerkers niet een week zonder toestel zitten. Wat een toestel oplevert, kun je vooraf laten inschatten via inkoop.